Kolaborasi konvensional dan permasalahannya
Kolaborasi mungkin istilah yang asing bagi kita, namun belum tentu prosesnya. Malah mungkin keseharian kita dipenuhi olehnya. Mungkin anda pernah membuat proposal untuk kegiatan sosial di daerahmu? Atau kamu mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhirmua? Dua contoh ini boleh jadi bukan dokumen yang kamu kerjakan sendirian. Proposal kegiatan sosial mungkin kamu kerjakan beberapa orang dengan tetanggamu, sementara tugas akhir biasanya dikerjakan bersama dewan pembimbing. Aktifitas ini melibatkan kolaborasi.. Secara formal, kolaborasi didefinisikan sebagai proses dimana dua atau lebih subjek bekerja dalam interseksi dalam tujuan yang sama. (http:/en.wikipedia.org)
Bila kita mencermati proses dokumentasi kolaborasinya, kita akan menemukan beberapa kelemahan kolaborasi yang biasa kita lakukan. Contoh, untuk berkolaborasi, para kolaborator memerlukan forum untuk berdialog. Dialog ini, terutama untuk orang awam, memerlukan satu ruang waktu yang berinterseksi juga. Hal itu untuk mendukung interaksi audio visual bagi para kolaboratornya. Kelemahan lain adalah adanya cost lebih untuk berkolaborasi.
Contoh, dalam pembuatan tugas akhir, sering tidak terjadi keseimbangan ruang dialog. Secara lebih teknis, Ruang gerak dari dewan pembimbing sering jauh lebih besar daripada si penulis. Pembimbing bisa saja bertugas ke luar kota, bahkan ke luar negeri. Hal itu akan mempersulit dialog yang diperlukan untuk kolaborasi. Selain masalah ruang, kita juga sering berhadapan dengan masalah ekonomi. Penulis sering menghabiskan utang untuk mencetak dokumen-dokumen yang digunakan dalam dialog kolaborasi itu.
Dari contoh itu terdapat dua kekurangan kolaborasi yang dilakukan secara konvensional.
1. Interseksi ruang dan waktu para kolaborator dibatasi pada pola perilaku ruang waktu para kolaborator secara subjektif.
2. Record yang dipilih untuk menunjang kolaborasi sering tidak optimal
Akibat yang ditumbulkan dan solusinya
Indikasi yang ditemukan di bagian sebelumnya, dapat menimbulkan efek negatif berikut.
1. Eksistensi variabel baru yang mungkin mempengaruhi hasil kolaborasi, yang bernama Emosi
Contoh yang diberikan di atas mungkin salah satu kolaborasi yang paling tidak efektif. Salah satu penyebabnya adalah masuknya faktor emosi yang dapat membiaskan tujuan kolaborasi. Kasus ini, biasanya pembimbing merupakan orang yang memiliki pola waktu yang padat dan daya jelajah yang sangat luas. Kebalikannya, si penulis biasanya tidak memiliki ruang jelajah yang seluas pembimbingnya, dan jadwalnyapun sangat renggang. Keduanya, baik yang terlalu sibuk, maupun yang terlalu senggang, dapat menjadi pemicu stress. Kolaborasi kedua subjek ini bisa menimbulkan faktor emosi yang disebabkan oleh stress.
2. Eksistensi biaya yang terbuang
Kembali pada contoh yang kedua, kita sering melihat kolaborator menggunakan rekor kertas atau media cetak. Kita tahu bahwa media cetak tidak memiliki properti re-rekor. Media cetak, yang telah digunakan, tidak dapat digunakan kembali karena properti ini. Tentu ini buang-buang uang mengingat perangkat penelitian lain memerlukan banyak biaya.
Kedua permasalahan diatas dapat diselesaikan menggunakan teknologi yang berkembang saat ini. Berikut merupakan deskripsi singkatnya.
1. Ruang dan waktu bukan merupakan hal yang diperlukan untuk berkomunikasi
Teknologi saat ini menggunakan media yang mampu mentransmit data secara realtime. Data disimbolkan dalam paket-paket yang ditransmisikan melalui media. Teknologi ini merupakan penerapan berbagai disiplin ilmu yakni matematik, informatik, optik, dan beberapa disiplin teknik lain. Bahkan sekaran kita dapat beraktifitas sosial melalui jaringan, ini yang sering disebut social networking. Fungsi ini disimbolkan secara abstrak sehingga kita bisa menggunakan jaringan untuk keperluan sosial. Yang salah satunya adalah komunikasi. Sejak kita tahu bahwa inti kolaborasi adalah dialog, dan dialog merupakan bentuk komunikasi.
2. Kembali ke tujuan awal kolaborasi
Kolaborasi bertujuan untuk membuat satu dokumen yang sama oleh beberapa objek. Karena itu, bila media cetak diperlukan, tentu setelah kolaborasi dilakukan, dimana data yang ada didalamnya telah terverifikasi dengan baik. Sebelum terverifikasi, kita akan selalu memperbaiki dokumen yang telah ada. Artinya, media yang digunakan sebaiknya memiliki kemampuan rewrite. Saat ini, teknologi memungkinkan kita menggunakan properti rewrite dengan harga yang murah. Bahkan bila kita harus mencetak berulang-ulang (menyimpan dokumen berulang sesuai revision) Kita cukup memiliki satu media dengan spasi tertentu saja.
Implementasi menggunakan Office internet
1. Google
Google memberikan berbagai produk yang bisa kita gunakan secara gratis dengan limitasi tertentu tentunya. Misalnya mailing service, office, picasa web albums, dan yang lainnya. Cukup dengan memiliki akun google kita dapat menggunakannya. Untuk keperluan bisnis, limitasi yang diberikan tentu jauh lebih kecil. dan Google menawarkannya pada kita.
Untuk keperluan office google menyediakan produk yakni Google Document. Fungsi-fungsi yang ditawarkan antara lain file manager, document, presentasi, spreadsheet, bahkan drawing melalui web. Sebagai pembanding, kita dapat melihat google office (documents) seperti open office bahkan microsoft office.
Google document hampir dapat menangani semua jenis file office. Selain itu, hampir semua fungsi office offline seperti microsoft office dapat anda gunakan di sini. File manager dapat anda bayangkan seperti windows eksplorer pada pengguna windows atau finder pada pengguna mac. Pengguna linux cukup intuitive dengan konsep ini. Sebenarnya, file manager lebih mirip views atau mapping menggunakan konsep tagging.
Fungsi-fungsi kolaborasi yang dapat digunakan yakni
1. Document revision
2. Document comment - dialog berbasis komentar pada bagian tertentu dokumen
3. Document chat - chat realtime (bila interseksi waktu memungkinkan)
4. Autentikasi atau sharing,
2. Zoho
Secara konseptual zoho memiliki fungsi yang sama dengan google document. Zoho lebih profesional karena fokus pada applikasi office. Keuntungan zoho diantaranya adalah
1. Menyediakan open-ID
2. Mail n merge sudah tersedia
3. File manager lebih intuitif
4. Ada rating
5. Support grouping, baik berdasarkan anggota ataupun berdasarkan pekerjaan.
Keunggulan keduanya secara umum adalah
1. Tidak perlu media lokal
2. Tidak perlu mengupdate
3. Tidak terbatas ruang atau waktu
4. Kolaborasi lebih optimal
Hal-hal yang akan kita hadapi
Tak semua penggunaan teknologi berdampak positif. Ada dampak-dampak negatifnya, ini beberapa diantaranya.
- Kurangnya verifikasi originalitas
Objek kolaborasi merupakan simbolisasi dari objek sesungguhnya. Begitu pula subjeknya. Hal ini dapat kita minimalkan dengan mengecek akun yang teregistrasi secara manual dan menggunakan ID yang terpercaya seperti google. Karena google menggunakan mobile phone sebagai verifikatornya.
- Mengurangi interaksi sosial
Bayangan masyarakat mekanis merupakan mimpi buruk bagi kita semua.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar